GreenDocs AYS Arşiv Yönetim Sistemi

GreenDocs AYS ile kağıt evraklarınız başta olmak üzere tüm formatlardaki dokümanlarınızı web tabanlı bir şekilde arşivleyebilirsiniz. Belgelerinizi değişik klasörlerde saklayabileceğiniz gibi farklı doküman tipleri, gurupları için farklı indeksleme formları tasarımlayabilirsiniz.

Tam metin ("full text") arama desteği sayesinde metnin içinde geçen sözcüklerden de belgelerinize ulaşmak mümkündür. Güçlü Türkçe OCR motoru kağıt evrakların da düzenlenebilir metinlere dönüştürülmesini ve tam metin aramaya tabi tutulabilmelerini sağlamaktadır.

GreenDocs AYS temel özellikleri şöyle özetlenebilir.

Açık Mimari: GreenDocs AYS'nin açık mimari yapısı dış dünya ile entegrasyonunu kolaylaştırmaktadır.

Ölçeklenebilirlik: GreenDocs AYS yüksek sınıf bir doküman arşivleme çözümüdür. Binlerce kullanıcılı, dağıtık yapılarda kullanılabilecek şekilde tasarımlanmıştır.

Web Mimarisi: GreenDocs AYS web tabanlı bir yazılımdır. Temel evrak işlemeriniz için kullanıcının bilgisayarında herhangi bir program kurulması gerekmemektedir.

Dağıtık Mimari: "Load balancing", "remote cache server" gibi yetenekleri sayesinde, GreenDocs AYS dağıtık yapılarda büyük bir performansa sahiptir.

İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemi (RDBMS) Desteği: GreenDocs AYS popüler İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemlerini (MS SQL Server, ORACLE, DB2, ODBC, vb) desteklemektedir. 

Kolay Arama Seçenekleri ve Tam Metin (Full Text) Arama: GreenDocs AYS'nin gelişmiş arama modülü hızlı arama, detaylı arama seçeneklerine sahiptir. Her iki alternatifte de hem yapısal arama hem de tam metin arama yapmak mümkündür. Yapısal arama doküman kaydedilirken girilen indeks bilgilerine göre (doküman tipi, yazarı, konusu, not, tarih vb.) aramadır. Tam metin aramada ise doküman içeriğindeki metin üzerinden arama yapılabilmektedir. Bu sayede dokümanı içinde geçen sözcük ya da sözcük gurubu ile bulabilirsiniz. Güçlü OCR motoru sayesinde taranmış dokümanlar üzerinden tam metin arama yapabilme yeteneği de mevcuttur.  

Yetkilendirme: GreenDocs AYS Sistem Yönetici Modülü ile kullanıcı guruplarına ve doküman guruplarına göre detaylı yetkilendirme ayarlamaları yapmak mümkündür. GreenDocs AYS Yetkilendirme Modülü Active Directory, popüler LDAP sunucular ve İşletim Sistemi güvenliği ile entegre edilebilir.  

Detaylı Tarihçe Desteği: Bir dokümanın tarihçesi sayesinde o dokümanın geçirdği safhalar, gördüğü işlemler, bu işlemlerin kimler tarafından hangi tarih ve saatte gerçekleştirildikleri görülebilir. Bu sayede bir dokümana kimin ne zaman eriştiği, onay verdiği, değiştirdiği görülebilir.  

Yaygın Dosya Formatı Desteği: GreenDocs AYS yaygın dosya formatlarının tamamını desteklemektedir.  (JPEG, GIF, PDF, TIFF, Word, Excel, vb.) 

Güçlü Görüntü İşleme Desteği: GreenDocs Capture Tarama ve Görüntü İşleme Sistemi ile kağıt belgelerin GreenDocs AYS tarafından yönetilmesi sağlanır. GreenDocs Capture Twain ve ISIS sürücülü tarayıcıları standart olarak desteklemektedir.

Not Düşme ("Annotation") Özelliği: Dokümanların orijinali bozulmayacak şekilde doküman üzerine notlar düşülebilir, çizimler yapabilir. Notlar üzerinde de yetkilendirme yapılabilir. Bu sayede, bazı  notları bazı kişiler görebilir, bazı kişiler değiştirebilir.